Dal primo gennaio scatta una grande rivoluzione per il mondo del commercio e dei servizi: tutti coloro che emettono fatture, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia potranno farlo solo tramite fatture elettroniche.
L'obbligo di fattura elettronica, introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio è effettuata tra due operatori Iva, sia nel caso in cui la cessione/prestazione è effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale. Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono definite nel provvedimento del 30 aprile 2018 pubblicato sul sito internet dell'Agenzia delle Entrate ma sono valide solo per le fatture elettroniche tra privati.
Dal giugno 2014 la fatturazione elettronica è infatti già obbligatoria per le operazioni da e verso la Pubblica Amministrazione, mentre da luglio 2018 coinvolge anche subappaltatori e sub-contraenti. Da oggi il nuovo sistema digitale diventerà obbligatoria anche per i professionisti e le aziende per ogni operazione B2B e B2C.
Si differenzia da quella cartacea perché va necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone e deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il Sistema di Interscambio (SdI). La si dovrà effettuare sia in contesti B2B ossia (Business to Business), vale a dire nelle relazioni tra professionisti e imprese con partite Iva, sia B2C (Business to Consumer), ossia nelle relazioni commerciali con i consumatori che non sono per forza soggetti a partita Iva, ma di codice fiscale.
Doppio lo scopo che si vuole perseguire: da una parte è quello di semplificare, dall'altra si cerca anche di contrastare l'evasione fiscale.
È una sorta di "postino" che svolge i seguenti compiti: verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali nonchè l'indirizzo telematico (c.d. "codice destinatario" ovvero indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura. Viene così controllato che la partita Iva del fornitore e la partita Iva ovvero il Codice Fiscale del cliente siano esistenti.
In caso di esito positivo dei controlli precedenti, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando, con una "ricevuta di recapito", a chi ha trasmesso la fattura la data e l'ora di consegna del documento. In definitiva, quindi, i dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee oltre all'indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura.
Sono esonerati dall'emissione della fattura elettronica solo gli operatori (imprese e lavoratori autonomi) che rientrano nel cosiddetto "regime di vantaggio" e quelli che rientrano nel cosiddetto "regime forfettario" Gli operatori in regime di vantaggio o forfettario possono comunque emettere fatture elettroniche seguendo le disposizioni del provvedimento del 30 aprile 2018. A tali categorie di operatori si possono aggiungere i "piccoli produttori agricoli" i quali erano esonerati per legge dall'emissione di fatture anche prima dell'introduzione dell'obbligo di fatturazione elettronica.
È fondamentale dotarsi di un software di fatturazione in formato "XML", (eXtensible Markup Language), linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi che sono contenuti in un documento e verificare le informazioni al fine dei controlli previsti per legge; è l'unico formato consentito per poter emettere Fatture Elettroniche.
Ci si può appoggiare al programma gratuito scaricabile dal sito dell'Agenzia delle Entrate, o ad un programma di gestione contabile o di fatturazione presenti in commercio. I soggetti che hanno l'obbligo di adempiere alla normativa devono essere in possesso di un codice identificativo denominato "Codice Univoco", che permette l'identificazione e al tempo stesso acconsente al Sistema di Interscambio di capire a chi recapitare la vostra fattura emessa.
È fondamentale che, fin da subito, mandiate la comunicazione a tutti i vostri clienti per richiedere ed annotare i loro codici univoci, per poi poterli inserire nelle rispettive fatture.
La fatturazione elettronica innanzitutto permette di eliminare il consumo della carta, risparmiando i costi di stampa, spedizione e conservazione dei documenti. Quest'ultima puo' essere eseguita gratuitamente aderendo all'apposito servizio reso disponibile dall'Agenzia delle Entrate. Inoltre, potendo acquisire la fattura sotto forma di file XML, è possibile rendere piu' rapido il processo di contabilizzazione dei dati contenuti nelle fatture stesse, riducendo sia i costi di gestione di tale processo che gli errori che si possono generare dall'acquisizione manuale dei dati.
Infine, essendo certa la data di emissione e consegna della fattura (poiché la stessa viene trasmessa e consegnata solo tramite SdI), si incrementa l'efficienza nei rapporti commerciali tra clienti e fornitori. La fattura elettronica, poi, determina ulteriori vantaggi dal punto di vista strettamente fiscale.
Per gli operatori Iva in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture e che si avvalgono dei dati che l'Agenzia delle Entrate mette loro a disposizione, sulla base delle regole previste da provvedimento dell'Agenzia stessa, viene meno l'obbligo di tenere i registri Iva. Per gli operatori Iva che emettono e ricevono solo fatture, ricevendo ed effettuando pagamenti in modalità tracciata sopra il valore di 500 euro, i termini di accertamento fiscale sono ridotti di 2 anni.
Qualsiasi operatore, così come i consumatori finali, possono - in qualsiasi momento - consultare e acquisire copia delle proprie fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso un semplice e sicuro servizio online.
Se la fattura viene predisposta ed inviata al cliente in forma diversa da quella XML ovvero con modalità diverse dal Sistema di Interscambio, così come previsto dal provvedimento del 30 aprile 2018, tale fattura si considera non emessa, con conseguenti sanzioni a carico del fornitore e con la impossibilità di detrazione dell'Iva a carico del cliente.
Bisogna innanzitutto dotarsi di un pc o di un tablet o di uno smartphone che abbia un software che consenta la compilazione del file della fattura nel formato Xml. Viene quindi firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto; chi emette la fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la pubblica amministrazione e verso i privati; dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di interscambio provvede a recapitare il documento alla pubblica amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato.
Per i privati non essendo titolari di Partita Iva, è essenziale la presenza nella fattura del codice fiscale del privato e nel campo codice univoco l'inserimento di sette zeri. Questo procedimento farà recapitare la fattura al Cassetto Fiscale del privato. Si precisa che, chi emetterà la fattura ad un privato, avrà anche l'onere di stamparla in formato cartaceo e di recapitarla al cliente stesso.
Nei primi sei mesi di applicazione la normativa ha previsto un avvio soft con le fatture elettroniche che dovranno essere predisposte entro la scadenza della liquidazione periodica dell'Iva (che sia mensile o trimestrale). Nei sei mesi successivi la fattura potrà essere emessa e trasmessa allo Sdi entro dieci giorni dall'operazione.
Anche le sanzioni saranno ridotte al minimo nel primo periodo di applicazione. Il periodo entro il quale la tardiva predisposizione e trasmissione della fattura elettronica non sarà soggetta a sanzione è stato esteso fino al 30 settembre 2019 per i contribuenti mensili, a condizione che l'emissione della stessa avvenga entro il termine di liquidazione dell'IVA relativa al periodo in cui l'operazione si considera realizzata. L'emissione della fattura oltre la data di liquidazione dell'IVA comporterà l'applicazione di una sanzione ridotta al 20 per cento.