C’era un tempo, negli anni ’70, in cui i messaggi alla Central Intelligence Agency, a Langley, in Virginia, venivano trasmessi con un complesso e modernissimo sistema di posta interno alimentato ad aria, realizzato con tubi che correvano lungo tutte le pareti (si usava anche in molte redazioni di giornali per far arrivare gli articoli in tipografia). Poi negli anni ’80, il sistema fu smantellato per far posto a metodi più avanzati. Anni dopo negli uffici è arrivato l’intranet e, infine, le email, entrambi definiti asincroni.
Secondo gli specialisti della comunicazione, un’interazione è sincrona quando tutte le parti partecipano contemporaneamente, mentre si trovano nella stessa stanza, o anche per telefono. La comunicazione è asincrona, invece, quando non richiede la presenza del destinatario.
Per gran parte della storia, sul posto di lavoro - osserva il New Yorker - la collaborazione tra colleghi è stata sincrona. Oggi non lo è e l’email è la massima espressione di questa nuova filosofia del lavoro. Non solo, secondo Gloria Mark, professore della University of California, la posta elettronica fa da spartiacque tra il lavoro prima e post email. Su questo tema la Mark ha condotto uno studio scoprendo che prima dell’avvento della posta elettronica un lavoratore trascorreva il 40% del suo tempo in riunioni e il 20% a fare lavoro di desk.
Oggi le percentuali sono invertite. Con l’invenzione della comunicazione asincrona, le persone hanno sostituito gran parte dell’interazione che producevano di persona con la messaggistica. Secondo la società di ricerche tecnologiche Radicati Group, ogni giorno vengono inviati e ricevuti più di 128 miliardi di email di lavoro.
Con la completa conquista dell’ufficio da parte delle email, i ricercatori hanno iniziato a chiedersi quale dei due sistemi di comunicazione (sincroni e asincroni) fosse il migliore. E la conclusione cui sono arrivati è esattamente l’opposto di quel che si pensa. Per gli scienziati un sistema sincrono (non solo orale, ma anche basato su macchine che però devono lavorare contemporaneamente) è superiore.
Negli anni ’90 la Nasa aveva messo a punto un sistema basato su più computer. Ma questi sistemi sincroni erano costosi da costruire. Richiedevano hardware personalizzati o software speciali. Insomma, la sincronia era il modo più veloce per comunicare, ma realizzarla richiedeva uno sforzo.
Non c'è nulla di intrinsecamente negativo nell'email come strumento. In situazioni in cui la comunicazione asincrona è chiaramente preferibile - trasmettere un annuncio, dire o consegnare un documento - le email sono superiori. Le difficoltà iniziano quando proviamo a intraprendere progetti di collaborazione - pianificazione di eventi, sviluppo di strategie - in modo asincrono. In questi casi, la comunicazione diventa interminabile.
Sia l'esperienza sul posto di lavoro che la teoria dei sistemi dimostrano che, per un coordinamento non banale, la sincronia di solito funziona meglio. Ciò non significa che dovremmo tornare indietro nel tempo, ricreando il posto di lavoro della metà del secolo, con i telefoni che squillano all'infinito. La chiave è sempre il compromesso. “Di recente - scrive sul New Yorker il giornalista Cal Newport - il fondatore e Ceo di una società tecnologica quotata in borsa mi ha detto che trascorre al massimo due o tre ore alla settimana per inviare e ricevere email. Ha sostituito la maggior parte dei messaggi asincroni con il ‘ritmo regolare’ delle riunioni, e ciò gli consente di affrontare efficacemente i problemi in tempo reale”.
La società di sviluppo software Basecamp, invece, consente ai dipendenti di avere degli orari di ufficio come i professore: se devi parlare con un esperto su un determinato argomento, puoi prenotarti per le sue ore di ufficio invece di inviare un'email. "Ottieni la piena e totale attenzione di quella persona", ha detto Jason Fried, co-fondatore della compagnia e Ceo.
Una cosa è certa: allo stato attuale, nel nostro modo di lavorare qualcosa non va. E’ necessario, spiega il New Yorker, “sviluppare sistemi migliori, che quasi sicuramente implicheranno meno messaggistica ad hoc e un maggiore coordinamento in tempo reale”. Da questo punto di vista, il nostro momento nella storia del lavoro è ingannevole. “Un periodo in cui, presi dalla promessa di asincronicità, abbiamo controllato freneticamente le nostre caselle di posta ogni minuto, sfiniti dal diluvio di messaggi, mentre ci applaudivamo per aver eliminato la necessità parlare faccia a faccia”.